Preskočiť na hlavný obsah Prejsť na hlavnú ponuku

Rómske komunity

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky   Dnes je 13. jún 2021, nedeľa
 

Participovať: kto a ako riadi participatívne procesy?

Personálne nároky participatívnych procesov

Aby participácia priniesla želateľné benefity (a minimalizovala niektoré riziká), je potrebné, aby bola realizovaná odborne a profesionálne. Nezaobídeme sa preto bez odborníkov, ktorými buď disponujeme v rámci inštitúcie, alebo si ich externe najmeme.

Tabuľka: Personálne nároky participatívnych procesov (DOCX, 178 kB)

Koordinátor procesu – je zodpovedný za riadenie a koordináciu všetkých aktivít v rámci participatívneho procesu: komunikuje a koordinuje v rámci a navonok inštitúcie. Kľúčová je úzka spolupráca s odborníkom na participáciu a väčšinou je možné túto pozíciu zabezpečiť v rámci existujúceho personálu.

Facilitátor/facilitátori stretnutí – je zodpovedný za profesionálne vedenie stretnutí v rámci participácie. Mal by zabezpečovať nestrannosť a viesť stretnutie v súlade s navrhovaným procesom a jeho cieľmi. Pokiaľ je pozícia zabezpečená externou osobou, je ľahšie obhájiť jej nezainteresovanosť, než keď sa rozhodneme využiť facilitátora z radov pracovníkov organizácie.

Odborník na komunikáciu – väčšinou je možné zabezpečiť ho v rámci existujúceho personálnu inštitúcie. Odborník na komunikáciu musí rozumieť participatívnemu procesu a byť pravidelne informovaný o napĺňaní procesu.

Zapisovatelia – osoby zodpovedné za tvorbu zápisov zo stretnutí a spracovanie základných výstupov pre koordinátora a odborníka na participáciu. Prax ukazuje, že zápisy bývajú neadekvátne (buď ide o doslovné prepisy stretnutí, alebo o nedostatočný zápis). Pozíciu je možné zabezpečiť z interných kapacít po adekvátnom preškolení.

Logistická podpora stretnutí – pomáha koordinátorovi s logistikou – zabezpečením priestorov, materiálu, občerstvenia, pozvaním a evidenciou zúčastnených a pod. Väčšinou je možné túto funkciu zabezpečiť v rámci existujúceho tímu.

Opis pracovnej pozície manažéra/koordinátora participácie (PDF, 307 kB)

Návrh participatívneho procesu

Štruktúra obsahového zadania do Výzvy na predkladanie ponúk na vedenie participatívneho procesu

Kontext verejnej politiky, ktorá má byť tvorená participatívne

  • V tejto časti zadávateľ poskytne základné informácie o obsahu verejnej politiky, štádiu, v ktorom sa nachádza, ako aj celkový časový harmonogram, ktorý príprava politiky musí spĺňať (napr. kedy má byť návrh politiky predložený na rokovanie vlády). Rovnako zadávateľ pomenuje základné regulatívne rámce, ktoré vymedzujú záväzky súvisiace prípravou verejnej politiky, a to najčastejšie cez odkazy na relevantné zdroje. To sa týka najmä legislatívy a záväzných procesných krokov, ktoré proces tvorby politiky musí naplniť. V tejto časti zadávateľ zvyčajne pomenuje už realizované prípravné aktivity v rámci prípravy verejnej politiky, prípadne – ak ide o aktualizáciu resp. stratégiu/koncepciu, ktorá nadväzuje na predchádzajúcu stratégiu/koncepciu – uvedie relevantné odkazy na znenie a spôsob prípravy predchádzajúcej stratégie/koncepcie.     

Cieľ participatívneho procesu

Výstupy participatívneho procesu a spôsob ich prezentovania

Zadávateľ pomenuje, aké dokumenty, prípade aké iné výstupy (napr. prezentácie, zoznamy, video/film, webová stránka atď.) a v akom rozsahu očakáva ako výstup participatívneho procesu. Výstupy môžu byť priebežné, resp. ku konkrétnemu termínu (napr. návrh participatívneho procesu) a záverečné (napr. správa z participatívneho procesu). V tejto časti odporúčame pomenovať aj to, ako bude zadávateľ s výstupmi ďalej pracovať, napr. ktoré výstupy budú zverejnené a ktoré nie. Je dobrou praxou, aby zápisy zo stretnutí s verejnosťou – rovnako ako záverečná správa z participatívneho procesu – boli zverejnené.

Rozsah, metodológia a dizajn participatívneho procesu

Zadanie zvyčajne špecifikuje minimálny rozsah participatívneho procesu (časový rámec, množstvo a formu zapojenia inštitúcií, expertov, zainteresovaných aktérov, občanov atď.), ale líši sa v tom, koľko flexibility poskytuje konzultantovi pri výbere metodológie. Zvyčajne je súčasťou zadania kvantifikovanie buď počtu stretnutí, alebo množstva zapojených účastníkov do istého typu metodológie – napr. zameranej na informovanie, zisťovanie, diskusiu/deliberáciu či spolurozhodovanie (napr. zorganizovanie piatich pracovných skupín s minimálne tromi stretnutiami a cca 15 účastníkmi v každej z nich). Zadanie zvykne špecifikovať, či konzultant môže navrhnúť dodatočnú alebo alternatívnu metodológiu. V prípade, že zadanie nepomenúva konkrétnu predstavu metodológie, je zásadné, aby posudzovanie ponúk zohľadnilo hodnotenie kvality návrhu procesu (kritériá pre posúdenie kvality navrhnutého procesu a ich váha pri hodnotení). 

Časový rámec a termíny odovzdania výstupov

Zadávateľ pomenuje časový rámec realizácie participatívneho procesu a v prípade, ak existujú, aj dôležité míľniky – napr. odhadovaný alebo záväzný čas vnútrorezortného a  medzirezortného pripomienkovacieho konania (MPK), termín konferencie, na ktorej sa očakáva prezentácia návrhu participatívneho procesu. Tiež pomenuje termíny na odovzdanie výstupov.

Rola zadávateľa pri realizácii participatívneho procesu

Zadávateľ pomenuje rozsah a formu vlastnej účasti na realizácii participatívneho procesu. Pomenuje, čo zabezpečí vo vlastnej réžii, napr. kontaktnú osobu pre participatívny proces, priestory na realizáciu stretnutí pracovných skupín vrátane občerstvenia, spoluprácu s tlačovým odborom pri príprave článkov/videí na webovú stránku.

Finančný limit

Zadávateľ vyčísli celkovú sumu, ktorú má na realizáciu participatívneho procesu. V tejto časti je užitočné pomenovať aj formu platby (napr. fakturácia pri dodaní jednotlivých výstupov), ako aj formu fakturovania/vykazovania (dôležité najmä pri realizácii participatívneho procesu v rámci projektu realizovaného zadávateľom). V niektorých prípadoch je k Výzve
na predkladanie ponúk priložený návrh zmluvy s vybraným dodávateľom a v tom prípade stačí odkaz na tento dokument.

Požadovaná skúsenosť dodávateľa a profesionálna kvalifikácia konzultanta alebo členov konzultačného tímu

Zadávateľ má dve možnosti, a to buď  zadať minimálne požiadavky na skúsenosť dodávateľa a kvalifikáciu konzultantov v časti výzvy: Podmienky účasti, alebo ísť komplikovanejšou cestou zadania kritérií hodnotenia ponúk aj podľa kvalifikácie a skúseností konzultanta či členov konzultačného tímu. V oboch prípadoch je možné posudzovať kvalifikáciu konzultanta pri návrhu a vedení participatívnych procesov a  obsahovú kvalifikáciu v téme verejnej politiky. Profesionálnu kvalifikáciu doloží konzultant profesionálnym životopisom a zoznamom referencií/kontraktov podobného typu.

Príklad: Výzva na predkladanie ponúk "Návrh a realizácia participatívneho procesu určenia národných priorít implementácie Agendy 2030", časť: Podmienky účasti

Spôsob výberu dodávateľa

Najčastejšie je jediným kritériom výberu dodávateľa najnižšia cena, avšak tá neumožňuje zohľadniť rozdiely v kvalite návrhu procesu a kompetencie konzultantov. Možnými kritériami posudzovania sú:

  • predchádzajúca skúsenosť konzultantov zabezpečujúcich participatívny proces s témou verejnej politiky (resp. vzdelanie v téme verejnej politiky),
  • pozitívne referencie na vedenie participatívnych procesov pri tvorbe verejných politík,
  • v špecifických prípadoch aj skúsenosť s riešením konfliktov, 
  • realistický a kvalitný proces – návrh rôznorodých participatívnych aktivít pre rôznych aktérov (napr. premyslený spôsob zapojenia vylúčených skupín alebo skupín so sťaženým prístupom). 

V takom prípade tabuľka posudzovania naplnenia kritérií môže vyzerať napríklad takto:

Kritérium  Váha kritéria  Hodnotenie dodávateľa
Demonštrované porozumenie téme verejnej politiky 10%  
Pozitívne referencie k vedeniu participatívneho procesu 10%  
Návrh procesu zodpovedajúci požiadavkám zadávateľa 40%  
Cena 40%  
Spolu 100%  

V prípade, ak súčasťou výzvy nebol návrh participatívneho procesu a každý dodávateľ predkladá vlastný návrh, je možné ako súčasť výberového procesu zaradiť aj vypočutie dodávateľov zamerané na návrh participatívneho procesu a overenie požadovaných kompetencií.

Odporúčame, aby súčasťou výberu dodávateľa bolo aj pomenovanie konfliktu záujmov. Konflikt záujmov je možný na dvoch úrovniach:

  • konzultant, ktorý sa podieľal na predbežnom návrhu participatívneho procesu, ktorý je súčasťou zadania, by mal byť vylúčený z výberu,
  • konzultant, ktorý súčasne prezentuje identifikovateľnú obsahový pozíciu vo vzťahu k výslednej verejnej politike (presadzuje isté obsahové smerovanie verejnej politiky) a patrí medzi zainteresovaných aktérov, by mal byť vylúčený z výberu.   

Časté chyby pri obstarávaní participatívneho procesu

  • Zadanie je zamerané na prípravu verejnej politiky (prípravu návrhu stratégie či koncepcie), nie na realizáciu participatívneho procesu.
    • V prípade, ak je zadania zamerané na prípravu stratégie, nemá explicitne zadefinované požiadavky na participatívny proces a jediným kritériom posúdenia ponúk je cena, je vysoko pravdepodobné, že dodávatelia navrhnú minimalistický (prípadne žiadny) participatívny proces a prípravu stratégie zveria do rúk expertom.
  • Súčasťou zadania je nekompetentne navrhnutý proces.
    • V takomto prípade  má záujemca o vedenie procesu dilemu, ako pripraviť ponuku do výberového procesu. V prípade, ak ju nepripraví podľa zadania, ale podľa vlastnej odbornosti a skúsenosti, zvyčajne riskuje nesplnenie požiadaviek výzvy, prípadne príliš vysokú cenu. V prípade minimálnej predchádzajúcej skúsenosti objednávateľa s participatívnym procesom je vhodnejšie nechať návrh procesu na možných záujemcov a nastaviť kritériá na posúdenie kvality ponuky.
  • Príliš všeobecné zadanie bez kritérií posudzovania kvality ponuky.
    • Riešenie je rovnaké ako v predchádzajúcom prípade.

Príklad výzvy na predkladanie ponúk

Program hospodárskeho rozvoja a sociálneho rozvoja mestskej časti Bratislava – Karlova Ves na roky 2016 – 2023

→ CHCEM VEDIEŤ VIAC

Pre lepšie prípravu na  participatívne procesy využite analytické materiály knižnej edície Participácia:

Správa z participatívneho procesu

Prečo pripraviť správu z participatívneho procesu?

  • umožňuje účastníkom procesu overiť si, nakoľko ich návrhy/pripomienky/názory boli počuté a nakoľko im bolo porozumené, a to aj tie, ktoré neboli zapracované do výslednej podoby verejnej politiky (princíp zúčtovateľnosti),
  • umožňuje komukoľvek (v prípade, že je správa zverejnená) aj dodatočne získať komplexnú informáciu o participatívnom procese (princíp transparentnosti),
  • poskytuje podklady pre šírenie povedomia o realizovaných participatívnych procesoch a učenie sa z nich,
  • zverejňovanie správy z participatívneho procesu umožňuje postupné zvyšovanie kvality participatívnych procesov,
  • poskytuje podklad pre evaluáciu participatívneho procesu.  

Typy správ z participatívneho procesu

Čo má obsahovať správa z participatívneho procesu?

  • cieľ participatívneho procesu,
  • popis realizovaného participatívneho procesu,
  • sumárne informácie o účastníkoch participatívneho procesu (počet účastníkov, zastúpenie rôznych zainteresovaných skupín, v niektorých prípadoch zoznam oslovených a zapojených zainteresovaných aktérov – nie nevyhnutne menovitý, niekedy stačí označenie inštitúcie), 
  • sumár pripomienok/návrhov, prípadne návrhy priorít verejnej politiky alebo odporúčania formulované v rámci participatívneho procesu; v prípade výraznej zhody zainteresovaných aktérov na niektorých odporúčaniach pre verejnú politiku aj jasné odlíšenie týchto odporúčaní od návrhov jednotlivcov,
  • odkazy na návrh verejnej politiky pripravenej na základe participatívneho procesu a odkaz na prijatú/schválenú verejnú politiku,
  • fotografie zo stretnutí,
  • v prípade, ak súčasťou procesu bol aj poradný orgán, menovitý zoznam jeho členov, 
  • odkazy na zápisy zo stretnutí,
  • prílohy: kalendár stretnutí resp. zberu dát, popis špecifických metodík použitých v rámci participatívneho procesu.

Príklady správ z participatívneho procesu

 

→ Pokračovať na kapitolu Participovať: na akej úrovni?

 

© 2021 Ministerstvo vnútra SR. Web dizajn a redakčný systém SwiftSite od spoločnosti ELET systems. Vyhlásenie o prístupnosti | Vyhlásenie o cookies (PDF, 398 kB)